Odpovědi na e-maily zákazníků čekají ve vlákně jako koncepty
Asistent vychází z vašich skutečných e-mailů a podkladů a píše vaším tónem. Zpočátku si každou odpověď přečtete, než ji odešlete; sám pak posílá jen typy e-mailů, které povolíte.
E-mailového asistenta
nasadíme ve 4 krocích
Po podpisu smlouvy o zpracování osobních údajů od vás potřebujeme přístup ke schránce, vzorek vašich skutečných e-mailů na zkušební sadu a podklady, ze kterých má asistent odpovídat, třeba ceník a obchodní podmínky. Stavbu i napojení děláme my, takže se u vás nerozjíždí žádný IT projekt.
Projdeme, jaké e-maily vám chodí
Úvodní konzultace je nezávazná a zdarma. Ukážete nám, s čím vám zákazníci píšou a jak jim dnes odpovídáte. Určíme, které typy e-mailů má asistent připravovat a které nechá na vás. Den spuštění dostanete písemně v nabídce.
Postavíme asistenta a vyzkoušíme ho na vaší poště
Po podpisu smlouvy vybereme z vaší schránky zkušební sadu skutečných e-mailů a písemně určíme, kolik z nich musí asistent zodpovědět správně nebo správně předat člověku. Dokud to nesplní, nepřipojíme ho k vašim ostrým e-mailům a rozdělanou stavbu neúčtujeme.
Ostrý provoz začíná koncepty ke schválení
Asistent zpracovává vaše skutečné příchozí e-maily a odpovědi ukládá do schránky jako koncepty ve vlákně. Vy je čtete, podle potřeby upravíte a odešlete. Až budete s koncepty spokojení, můžete výslovně povolit typy e-mailů, které bude posílat sám. Co nezná nebo je citlivé, třeba spor nebo výjimku z pravidel, označí a nechá na vás.
Asistenta průběžně ladíme
Když koncept přepíšete, asistenta podle toho doladíme. Ladění je součást provozu, ne příplatek.
Na opakované dotazy
nepíšete odpověď od začátku
V pondělí čeká víkendová pošta s koncepty odpovědí
Večer a o víkendu
Asistent zpracovává e-maily i v pátek večer a v neděli. U typů, které povolíte, třeba dotazů na dopravu nebo vrácení zboží, dostane zákazník odpověď hned. Na ostatní najdete v pondělí ve vláknech koncepty ke schválení.
Váš tón, ne cizí šablona
Z vašich e-mailů
Asistenta stavíme z e-mailů, které jste sami psali: jak oslovujete, jak vysvětlujete zpoždění a kdy věc necháte na kolegovi. V podpisu se představí jako asistent vaší firmy, za člověka se nevydává.
Údaje z vašich podkladů, ne z internetu
Ceník, podmínky, systémy
Odpovídá z ceníku, obchodních podmínek a dalších podkladů, které schválíte, a kde to jde, i z vašich systémů. Když k dotazu podklad chybí, odpověď nevymýšlí a e-mail nechá na vás.
Pošta zůstává pod vaší kontrolou
Přehled, přístup, smlouva
V přehledu vidíte, co asistent s kterým e-mailem udělal. Přístup ke schránce kdykoli zrušíte, podepisujeme smlouvu o zpracování osobních údajů a provoz můžete ukončit bez vázanosti.
Pracuje ve vaší schránce
a kde to jde, i s vašimi systémy
Připojíme jakoukoli schránku s přístupem IMAP — Gmail, Seznam i schránky u webhostingu; Microsoft 365 přes oprávnění Microsoftu. E-shop, sklad nebo rezervační systém napojíme, pokud má rozhraní (API). Co přesně jde napojit u vás, ověříme na konzultaci.
Ověřit, co jde napojit u násObavy, které máte
právem
Co když se asistent splete, kdo uvidí vaši poštu a kolik práce to dá vám. Na cokoli dalšího se zeptejte na konzultaci.
Co když napíše nesmysl a naštve mi zákazníka?
Zpočátku bez vás k zákazníkovi nic neodejde: každou odpověď najdete ve schránce jako koncept a odešlete ji sami. Typy e-mailů, které asistent posílá sám, povolujete až ve chvíli, kdy jste s koncepty spokojení. Píše z ceníku, obchodních podmínek a dalších podkladů, které jste schválili, a z údajů ve vašich systémech, pokud je napojíme. K čemu podklad nemá, na to koncept nepíše, e-mail označí a nechá na vás. Než začne pracovat s vašimi ostrými e-maily, musí projít zkouškou na sadě vašich skutečných e-mailů.
Nechci, aby mi někdo cizí četl schránku.
Ke schránce se připojíme přes IMAP (Gmail, Seznam, webhosting), u Microsoftu 365 přes oprávnění Microsoftu, které odeberete ve správě účtu. Kde to schránka umí, dostaneme samostatné heslo pro aplikaci; zrušíte ho kdykoli a svoje heslo měnit nemusíte. Text e-mailu vyhodnocuje jazykový model Claude od společnosti Anthropic (USA). Podle jeho obchodních podmínek se data z API nepoužívají k trénování a předání do USA kryjí standardní smluvní doložky EU. U nás je uložená báze znalostí z vašich podkladů a přehled, co asistent s kterým e-mailem udělal. Server, na kterém asistent poběží, uvedeme jménem ve smlouvě o zpracování osobních údajů. Po ukončení vaše data u nás smažeme.
Kolik práce to bude stát nás?
Stavbu, napojení i zkoušku na vaší poště děláme my. Od vás potřebujeme přístup ke schránce a podklady, ze kterých má asistent odpovídat. Nejvíc času vám zabere začátek ostrého provozu: koncepty čtete a odesíláte sami a z vašich úprav poznáme, co doladit.
Údaje o objednávkách máme v e-shopu. Dostane se k nim asistent?
Ano, pokud má váš e-shop nebo sklad rozhraní (API). Pak ho napojíme a asistent z něj údaje čte. Jestli to u vás jde, ověříme na konzultaci. Bez napojení stav konkrétní objednávky nezná a nedomýšlí si ho: takový e-mail označí a nechá na vás. Zápis do vašich systémů, třeba změnu objednávky, předem neslibujeme; jestli půjde, domluvíme na konzultaci.
Změníme ceník nebo přidáme zboží. Budeme platit za úpravy?
U typů e-mailů, na které je asistent natrénovaný, ne. Nový ceník nebo popis zboží nám pošlete a asistenta podle nich upravíme v rámci měsíční částky za provoz, stejně jako ho ladíme podle vašich přepsaných konceptů. Úplně nový typ e-mailů vám naceníme předem.
Popište nám, jaké e-maily vám chodí,
a řekneme, jestli se vám asistent vyplatí
Na konzultaci projdeme, které e-maily by vám asistent mohl připravovat jako koncepty a které by nechal na vás. Když se vám to nevyplatí, řekneme to rovnou. Jinak dostanete nabídku s cenou a dnem spuštění písemně.
Domluvit konzultaci