E-mailový asistent pro hotely a penziony: odpovědi hostům máte ráno připravené ve schránce
Hosté píší e-maily ve dne v noci, česky, anglicky i německy. E-mailový asistent od Replionu je zpracuje i mimo pracovní dobu, a pokud to váš PMS umožní, dohledá v něm rezervaci. U typů e-mailů, které povolíte, odpovídá sám; ostatní máte ráno ve vlákně jako koncept ke schválení.
Recepce je u pultu. E-maily hostů čekají.
Hosté píší, když na to mají čas: ve 23:00 kvůli pozdnímu příjezdu, v neděli kvůli parkování. Recepce mezitím obsluhuje hosty u pultu a e-mail v němčině o wellness počká na ranní směnu.
V sezóně a kolem svátků e-mailů přibývá. Řada z nich se ptá na totéž — volný pokoj, čas příjezdu, parkování — a každou odpověď přesto musí někdo dohledat a napsat.
E-mailového asistenta připojíme k vaší hotelové schránce, a pokud to váš PMS umožní, i k rezervačnímu systému. Dohledá údaje o rezervaci a odpověď připraví přímo do vlákna, ve kterém host psal. Jak asistent pracuje se schránkou, popisujeme na stránce automatizace zákaznické podpory →
Běžné dotazy hostů, na které asistent připraví koncept
U každého dotazu vidíte, co udělá asistent a co zůstane na recepci.
„Je k dispozici pokoj pro 2 osoby od 15. do 18. června?“
„Jak mohu upravit rezervaci?“
„Nabízíte transfer z letiště?“
„Je v hotelu parkoviště? Je zpoplatněné?“
„Mohu vzít do hotelu domácí zvíře?“
„Ve kolik je check-in a check-out?“
„Jak stornovat rezervaci bez poplatku?“
„Máme dva dny, co doporučujete navštívit v okolí?“
„Klimatizace nefunguje a venku je 35 °C.“
„Prosím zašlete fakturu na firmu, IČO posílám níže.“
Před a po: co se změní
Konkrétní rozdíl pro každodenní provoz hotelu.
Po dohodě i v jazyce hosta
Hostům může asistent odpovídat i v jiném jazyce než v češtině. Které jazyky potřebujete, domluvíme předem a každý ověříme na zkušební sadě z vašich e-mailů. E-maily v jazyce, na který asistent připravený není, předá recepci. Ukázky jsou z vymyšleného hotelu.
Host napsal
Dobrý den, chtěl bych se zeptat, zda máte volný dvoulůžkový pokoj s balkonem od 18. do 21. července.
Ukázka odpovědi (vymyšlený hotel)
Dobrý den, na termín 18.–21. července je volný dvoulůžkový pokoj s balkonem s výhledem do zahrady (kat. Deluxe). Cena za 3 noci je 5 850 Kč včetně snídaně. Pokud si ho přejete rezervovat, rezervaci vám potvrdí naše recepce.— E-mailový asistent hotelu (odpověď připravila AI)
Host napsal
Hello, we're arriving late on Friday around 11 PM. Is late check-in possible?
Ukázka odpovědi (vymyšlený hotel)
Hello! Yes, a late check-in is no problem — our reception is open around the clock, so your room will be ready when you arrive on Friday night. Is there anything else we can help you with?— Email assistant of the hotel (reply prepared by AI)
Host napsal
Guten Tag, haben Sie ein Zimmer mit Whirlpool verfügbar? Wir feiern unseren Hochzeitstag.
Ukázka odpovědi (vymyšlený hotel)
Herzlichen Glückwunsch zu Ihrem Hochzeitstag! Ja, wir haben eine Suite mit privatem Whirlpool. Teilen Sie mir bitte Ihr An- und Abreisedatum mit, dann prüfe ich die Verfügbarkeit und sende Ihnen gern ein Angebot.— E-Mail-Assistent des Hotels (Antwort von KI erstellt)
Napojení na rezervační systémy
Asistenta připojíme k vaší hotelové schránce. Rezervační systém napojíme, pokud má rozhraní (API); co přesně jde u vás, ověříme na konzultaci.
E-mailová schránka
Základ každého nasazení. Asistenta připojíme k jakékoli schránce přes IMAP (Gmail, Seznam, webhosting), u Microsoftu 365 přes oprávnění Microsoftu — přihlášení heslem přes IMAP Microsoft vypnul. Koncepty odpovědí ukládá přímo do vláken ve vaší schránce.
Hotelový systém (PMS)
Pokud váš PMS nebo vlastní rezervační systém nabízí rozhraní (API), napojíme ho — rozhraní má například Mews, Cloudbeds nebo Opera. Asistent pak dohledá rezervaci hosta, ověří dostupnost a připraví odpověď podle dat z PMS.
Booking.com a další kanály
Rezervace z Booking.com a dalších kanálů si asistent přečte přes váš PMS nebo channel manager, pokud má rozhraní (API). Odpověď pak staví na aktuálních datech.
Dotazy z formuláře na webu
Pokud vám dotazy z formuláře na webu chodí do schránky jako e-maily, asistent je zpracuje stejně jako ostatní — připraví odpověď, nebo je předá recepci.
Než pustíte asistenta k hostům
Máte jinou obavu? Napište nám — mluvíte přímo se zakladatelem Matějem Mouchou.
Nepotvrdí asistent hostovi pokoj, který už je obsazený?
Rezervace nepotvrzuje ani nezapisuje. Pokud má váš PMS rozhraní (API), ověří v něm dostupnost a připraví odpověď s termínem a cenou; rezervaci pak potvrzuje recepce. Bez napojení dostupnost nezná a dotaz na volný pokoj předá recepci. Jestli by šlo rezervace zapisovat přímo do vašeho PMS, domluvíme na konzultaci — předem to neslibujeme.
Náš PMS nemá rozhraní (API). Má to pak vůbec smysl?
Záleží na tom, na co se vás hosté ptají. Na čas příjezdu, parkování, snídaně, domácí zvířata nebo storno podmínky připraví asistent odpověď z vašich podkladů a PMS k tomu nepotřebuje. Nejrychleji to ukáže deset e-mailů od hostů z minulého týdne — stačí bez jmen, adres a čísel rezervací, nebo nejdřív podepíšeme smlouvu o zpracování osobních údajů.
Hosté nám píšou anglicky a německy. Nebude odpověď znít jako ze strojového překladače?
Každý jazyk, ve kterém vám hosté píší, domluvíme předem a ověříme na zkušební sadě z vašich e-mailů. Dokud asistent na zkušební sadě nesplní, co jsme si písemně určili, k vašim ostrým e-mailům ho nepřipojíme. Zpočátku navíc každý koncept čtete; když ho přepíšete, asistenta podle toho doladíme. E-maily v jazyce, na který připravený není, předá recepci.
Co když si host v noci stěžuje? Odepíše mu asistent sám?
Ne. Stížnosti, urgentní požadavky, peníze a výjimky z pravidel sám nevyřizuje: e-mail označí a předá recepci i s celým vláknem. Sám posílá jen typy e-mailů, které výslovně povolíte. Pod každou odpovědí je podpis e-mailového asistenta hotelu, takže host ví, s kým si píše.
Kolik zaplatíme — a co v sezóně, když e-mailů přibude?
Stavba a nasazení začínají na 4 500 Kč jednorázově. Pak platíte pevnou měsíční částku za provoz. Stanovíme ji předem podle objemu e-mailů, na kterém se dohodneme, a podle toho, jak jsou složité: pár desítek podobných dotazů týdně vyjde jinak než stovky různorodých e-mailů. Přesnou částku dostanete v nabídce po konzultaci. V měsíční částce je provoz jazykového modelu, správa i ladění; podle spotřeby se nic nedoúčtovává, a když objem výrazně vzroste, nejdřív se domluvíme. Ceny jsou konečné, nejsme plátci DPH. Sezónní výkyvy probereme na konzultaci, když se domlouváme na objemu. Když asistent po 30 dnech ostrého provozu nedrží dohodnutou úroveň na typech e-mailů, na které je natrénovaný, vrátíme celou částku za stavbu i za první měsíc provozu. Obsazenost ani tržby negarantujeme — záleží na vašich cenách, termínech a poptávce.
Další stránky Replionu
O e-mailovém asistentovi, zákaznické podpoře a o tom, jak se skládá cena.
Relevantní články
Vyberte deset e-mailů od hostů z minulého týdne
Stačí bez jmen, adres a čísel rezervací, nebo nejdřív podepíšeme smlouvu o zpracování osobních údajů. Ukážeme vám, jak by na ně asistent odpověděl a které by předal recepci. Když asistent po 30 dnech ostrého provozu nedrží dohodnutou úroveň na typech e-mailů, na které je natrénovaný, vrátíme celou částku za stavbu i za první měsíc provozu — jak garance funguje.