Co je AI e-mailový asistent?
E-mailový asistent čte e-maily, které vám přijdou do schránky. Na ty, které se opakují (kde je zásilka, jak vrátit zboží, jestli je věc skladem), vám uloží koncept odpovědi přímo do vlákna. Odpověď skládá z vašeho ceníku, obchodních podmínek a z toho, jak jste na podobné e-maily odpovídali dosud.
Když vám denně chodí desítky e-mailů na podobná témata, můžete rutinní dotazy vyřizovat rychleji, aniž byste kvůli nim hned rozšiřovali tým.
Co asistent z e-mailu vyčte
Když vám zákazník napíše „Kde je moje zásilka, objednávku jsem zadal minulý týden ve čtvrtek“, asistent rozpozná:
- Záměr: dotaz na stav zásilky
- Kontext: zákazník zná datum objednání
- Tón: neutrální, bez frustrace
- Požadovaná akce: dohledat zásilku a do konceptu dát odkaz na její sledování
Údaje o zásilce bere z vašeho e-shopu nebo od dopravce, pokud jsou napojené. Bez napojení nechá dotaz na konkrétní objednávku na vás.
Jak se asistent naučí váš styl komunikace?
Asistenta stavíme ve dvou krocích. Nejdřív projdeme vaše skutečné e-maily, ceníky a obchodní podmínky: typické dotazy, které dostáváte, a odpovědi, které jste na ně psali. Z nich asistent převezme váš tón (jestli vykáte, nebo tykáte, jestli píšete stručně, nebo podrobně), typické formulace a produkty nebo služby, na které se zákazníci nejčastěji ptají.
Pak z vaší schránky vybereme zkušební sadu skutečných e-mailů a písemně určíme, kolik z nich musí asistent zodpovědět správně nebo správně předat člověku. Dokud to nesplní, k vašim ostrým e-mailům ho nepřipojíme.
S jakými typy e-mailů si asistent poradí?
Asistent se hodí tam, kde se dotazy opakují a odpovědi jsou předvídatelné:
- Časté dotazy: otevírací doba, způsoby platby, dodací podmínky
- Dotazy na stav objednávky: „Kdy dorazí moje zásilka?“
- Reklamace a vrácení: vysvětlení postupu, formulář a instrukce
- Dotazy na produkty: parametry, dostupnost, varianty
Co asistent sám nevyřizuje
Tyhle e-maily asistent nechá ve schránce označené pro vás:
- Právní záležitosti: smlouvy, reklamace vyžadující právní posouzení
- Emotivní situace: rozrušený zákazník, který potřebuje osobní přístup
- Obchodní jednání: individuální nabídky a vyjednávání podmínek
- Peníze: o vrácení peněz a slevách rozhodujete vy
- Výjimky z pravidel: situace, o kterých musí rozhodnout vedoucí
Proto asistent začíná koncepty odpovědí, které schvalujete vy. Sám posílá až po vašem odsouhlasení a jen u typů e-mailů, které výslovně povolíte. Co nezná, k čemu nemá podklad nebo co je citlivé, označí a nechá ve vlákně pro člověka, takže nikdo nemusí znovu dohledávat souvislosti.
Co můžete očekávat?
- Zpracování i mimo pracovní dobu: e-mail, který přijde v sobotu večer, na vás v pondělí čeká s konceptem odpovědi ve vlákně
- Stejné podklady pro každou odpověď: asistent odpovídá ze schválených podkladů, ne z internetu
- Přehled: vidíte, co asistent s kterým e-mailem udělal
Napojení na vaše systémy
Ke schránce se asistent připojí přes IMAP (Gmail, Seznam, schránka u webhostingu) nebo přes oprávnění poskytovatele. U Microsoftu 365 přes oprávnění Microsoftu, protože přihlášení heslem přes IMAP Microsoft vypnul. E-shop, sklad nebo CRM napojíme, pokud má rozhraní (API), a asistent z něj pak bere aktuální údaje, třeba o objednávkách a zásobách. Co přesně jde u vás, ověříme na konzultaci.
Je AI e-mailový asistent pro vás?
Pokud vám denně chodí desítky e-mailů a velká část z nich se týká podobných témat, pravděpodobně ano. Kolik práce vám ubere, záleží na tom, kolik vašich e-mailů spadá do opakovaných typů. To ukáže rozbor vaší schránky.
Chcete vidět, jak by asistent pracoval s vaší poštou? Zjistěte více o e-mailovém asistentovi Replion a domluvte si úvodní konzultaci. Je nezávazná a zdarma.