Proč na propojení záleží
Když zákazník napíše „Kde je moje objednávka?“, asistent bez napojení na e-shop stav zásilky nezná. Koncept nenapíše a e-mail nechá na vás. S napojením najdete ve vlákně koncept se stavem zásilky a odkazem na sledování.
Dobře navržené propojení asistentovi umožní:
- Dohledat objednávky, zásilky a historii zákazníka
- Číst e-maily a ukládat koncepty odpovědí do stejné schránky, ze které píšete vy
- Označit, co vyřídil a co předal člověku
Gmail: jak to funguje
U Gmailu a Google Workspace jsou dvě cesty. První je Gmail API s přihlášením přes OAuth 2.0 — přístup ke konkrétní schránce (třeba info@ nebo podpora@) potvrdí přihlášením její vlastník, takže nikdo nesdílí heslo. Druhá je standardní přístup k poště přes IMAP se samostatným heslem pro aplikaci, které kdykoli zrušíte.
Co propojení se schránkou umožňuje:
- Číst příchozí e-maily
- Ukládat koncepty odpovědí přímo do vlákna, kde je zkontrolujete a odešlete
- Označovat e-maily štítky — například „vyřízeno“ nebo „pro člověka“
- Odesílat odpovědi z vaší adresy u typů e-mailů, které povolíte
Outlook a Microsoft 365
U firem v prostředí Microsoftu (Outlook, Exchange, Microsoft 365) jde propojení přes oprávnění Microsoftu, typicky přes Microsoft Graph API. Stejně jako u Googlu se používá OAuth 2.0 a oprávnění po jednotlivých rozsazích. Přihlášení heslem přes IMAP Microsoft u Microsoft 365 vypnul, proto se tu samostatné heslo pro aplikaci nepoužívá.
Microsoft 365 umožňuje oprávnění nastavit podrobně: váš správce určí, ke které schránce a k jakým akcím (jen čtení, nebo čtení i odesílání) má asistent přístup. To je důležité z pohledu GDPR i vaší vnitřní bezpečnosti.
Shoptet: objednávky a zásilky
U e-shopů na Shoptetu je nejužitečnější napojení na objednávky. Shoptet má rozhraní (API); jestli a jak ho jde využít u vašeho e-shopu, ověříme na konzultaci. Když to jde, může přes něj asistent:
- Najít objednávku podle jména, e-mailu nebo čísla objednávky
- Zjistit stav zásilky včetně odkazu na sledování
- Ověřit dostupnost zboží a variant
- Přečíst fakturační a doručovací údaje, aby ověřil, že píše správný zákazník
Příklad: zákazník napíše „Objednával jsem minulý pátek a zásilka ještě nedorazila.“ Když je e-shop napojený, asistent dohledá objednávku, zjistí stav zásilky a připraví odpověď s odkazem na sledování. Na začátku ji schvalujete vy; asistent ji pošle sám, až tento typ e-mailů povolíte.
Vlastní systémy přes API
Ne každá firma používá standardní platformu. U vlastních e-shopů, ERP nebo interních aplikací se napojení řeší přes API vašeho systému — například volání, které podle čísla vrátí stav objednávky. Co přesně napojit, domluvíme podle toho, co váš systém umí.
Na co se u vlastního napojení ptát:
- Přihlášení: klíč nebo token s omezeným oprávněním a možností ho zrušit
- Limity: kolik dotazů za minutu smí asistent posílat
- Chyby: co se stane, když systém neodpovídá
- Záznamy: jaká volání se zaznamenávají pro pozdější kontrolu
CRM a helpdesk
Pokud máte CRM nebo helpdesk s rozhraním (API), třeba HubSpot nebo Pipedrive, může z něj asistent číst, co už se zákazníkem řešíte. Co přesně jde u vás, ověříme na konzultaci; zápis do CRM domluvíme tamtéž.
Na co si dát pozor
Oprávnění — nedávejte víc, než je nutné: když asistentovi udělujete přístup, dejte mu jen to, co opravdu potřebuje. Pokud jen čte e-maily a ukládá koncepty, nepotřebuje přístup ke kontaktům ani kalendáři.
Zkouška před spuštěním: propojení se nemá zkoušet na zákaznících. U Replionu je to první stupeň garance: z vaší schránky vybereme zkušební sadu skutečných e-mailů a písemně určíme, kolik z nich musí asistent zodpovědět správně nebo správně předat člověku. Dokud to nesplní, nepřipojíme ho k vašim ostrým e-mailům.
Kontrola po spuštění: na začátku asistent sám nic neposílá. Odpovědi ukládá jako koncepty ke schválení, takže každou vidíte dřív než zákazník. Samostatné odesílání povolíte až u typů e-mailů, u kterých jste s koncepty spokojení.
Chcete vědět, jak by propojení vypadalo u vás? Přečtěte si, jak napojení probíhá, nebo nám rovnou napište — co přesně jde napojit u vás, ověříme na úvodní konzultaci, která je nezávazná a zdarma.