Kolik vás stojí odpovědi, které píšete pořád dokola
V malé firmě si návratnost počítá ten, kdo e-maily sám píše, často majitel. Otázka je jednoduchá: kolik hodin měsíčně mi berou odpovědi, které píšu pořád dokola, a kolik by stál asistent, který mi je připraví jako koncepty ve schránce?
Návratnost (anglicky ROI, Return on Investment) si spočítáte z několika čísel, která většinou najdete ve vlastní schránce. Spočítejte ji před rozhodnutím a po prvním měsíci ostrého provozu ji porovnejte se skutečností.
Tři složky přínosu
Do přínosu můžete započítat tři věci:
- Ušetřený čas: hodiny, které dnes strávíte psaním odpovědí na opakované dotazy, včetně večerů a víkendů; případně i výpomoc, kterou platíte v sezóně
- Tržby: rychlejší odpověď může znamenat méně ztracených objednávek — tuto složku ale do výpočtu dávejte, jen když ji umíte změřit
- Co uděláte s uvolněným časem: složitější reklamace, nákup, péče o stálé zákazníky nebo práce, na kterou vám dosud nezbýval čas
Základní vzorec
Návratnost = (přínos − náklady) / náklady × 100
Výsledek je v procentech. Nula znamená, že se vám vložené peníze právě vrátily; cokoli nad nulou je výnos navíc.
Pro výpočet potřebujete tyto vstupy. Až na náklady na asistenta je všechny zjistíte ve vlastní firmě. Čísla v závorkách jen ukazují, jak může vypadat vaše schránka; nejsou to výsledky žádného klienta.
- E — zákaznické e-maily za měsíc: spočítáte ve schránce (např. 300)
- M — minuty na jeden e-mail dnes: změřte si pár dní, kolik zabere přečtení, dohledání a odpověď (např. 6)
- P — podíl opakovaných dotazů: projděte vzorek posledních e-mailů a spočítejte, kolik jich spadá do typů, které se opakují (např. 0,5, tedy polovina)
- K — minuty na kontrolu konceptu: průměr za všechny opakované e-maily. I dobrý koncept je potřeba přečíst a schválit a některé koncepty přepíšete nebo odpověď napíšete sami, zvlášť na začátku. Změřte na prvních konceptech.
- H — cena hodiny práce: u zaměstnance hrubá mzda + odvody přepočtené na hodinu; když e-maily píšete sami, kolik vám vynese hodina jiné práce
- Náklady na asistenta: u Replionu jednorázová stavba a nasazení (od 4 500 Kč) + pevná měsíční částka za provoz
Výpočet ušetřeného času (dosaďte svá čísla)
Ušetřené hodiny za měsíc = E × P × (M − K) / 60
Měsíční přínos pak spočítáte jako ušetřené hodiny × H.
Náklady spočítáte jako měsíční částku za provoz plus jednorázovou stavbu rozpočítanou na dobu, po kterou asistenta plánujete používat (třeba 12 měsíců). Měsíční částku dostanete v nabídce po konzultaci; model najdete na stránce Ceník.
Když asistent po 30 dnech ostrého provozu nedrží dohodnutou úroveň na typech e-mailů, na které je natrénovaný, vrátíme celou částku za stavbu i za první měsíc provozu — jak garance funguje. Ušetřené hodiny ani tržby negarantujeme, záleží na tom, kolik e-mailů vám chodí a kolik se jich opakuje. Na vašich e-mailech změříme, jestli asistent odpovídá správně.
Až asistentovi povolíte samostatně odesílat některé typy e-mailů, klesne u nich čas na kontrolu. Výpočet pak zopakujte s novým K.
Nejčastější chyby ve výpočtu
- Přebírání cizích průměrů. Průměry „z trhu“ vaši schránku nepopíšou. Počítejte z vlastního vzorku e-mailů.
- Zapomenutý čas na kontrolu. Koncept ke schválení šetří čas, ale ne všechen.
- Započítané tržby bez měření. Pokud dopad na tržby neumíte změřit, nechte ho mimo výpočet a berte ho jako bonus.
- Celá stavba v prvním měsíci. Jednorázovou částku rozpočítejte, jinak vám výpočet ukáže ztrátu jen kvůli prvnímu měsíci.
Spočítejte si vlastní návratnost
Nechcete počítat ručně? Vyzkoušejte kalkulačku nákladů na opakované e-maily a dosaďte svá čísla. Chcete výpočet udělat společně? Domluvte si konzultaci: projdeme, jaké typy e-mailů vám chodí a kolik jich je, a vstupy spočítáme z toho. Úvodní konzultace je nezávazná a zdarma.